メールの保存にメールアーカイブがいいと注目されているそうです。メールというと、世界中から情報を取り寄せられますし、メールに貴重な内容の文章もあるので、むやみに削除ということもできません。クレームに関するメールや意見などもあり、とりあえず保存して確認しているのですが、増える一方だったので、どうしようかと悩んでいました。そのときにそのメールスカイブの情報を聞いたので、とてもタイミングがよかったです。
インターネットのホームページを見ていると、すごく画期的に思えるのですが、実際はどうなのだろう、不安もあります。そんなときお試し期間を設けてくれているので、助かりました。課長や部長に相談をして、このメールアーカイブを導入できないだろうかと相談しました。我が社は、保険会社の代理店です。お客様の質問や保険相談もしています。海外の情報もそうですが、分かり安い説明を求められることも多く、企業の保険に関する契約も含めて、内容の濃いメールの取り引きもありますので、情報を守るためには、助かりました。
導入をして、メールアーカイブを社員に導入しました。はじめは慣れるまで、時間ももちろんかかります。こういったシステムを本格的に利用するまで、時間はかかるだろうと思いました。まず、部長クラスが認識して、課長、そして平社員といった感じです。メールの管理と簡単なものだと思っていたけれど、このシステムは、奥がとても深いですし、応用も利きます。ですから、単なるメールを管理だけでなく、取り出して再利用すること、メールの余計なものを見分けて、必要なものだけ残す。簡単なシステムですが、かなり有効に使えます。導入してよかったです。